Organiser son temps

/ novembre 21, 2019/ Liberté, ressources/ 0 comments

Ça m’étonnerait énormément qu’un jour j’organise une formation autour de ce thème. En vrai, c’est un sujet qui me gonfle. Mais je suis devenu, au fil des années à bosser 80h par semaine, pas trop mauvais au niveau organisation. Sauf que mon élan premier, c’est d’être un créatif bordélique ingérable… et je changerai jamais.

Sauf que.

Je vois plein de modèles d’organisation du temps qui sont vraiment incomplets, ou alors surchargés de concepts… et surtout, plein de systèmes qui n’ont rien compris au fonctionnement de l’humain. Parce qu’en vrai, tout le monde a testé des supers systèmes pour s’organiser qui tiennent 10 jours, hein. Et en réalité, tout le monde continue de passer des plombes sur Facebook, Insta ou Youporn à perdre son temps de manière plus ou moins agréable.

Bref, je vous file ça gratos, oui. Je sais, chuis bête.

À quoi ça sert ?

Réponse courte : c’est indispensable, de nos jours, pour être plus libre, intérieurement mais aussi matériellement.

D’abord, définir des objectifs

L’univers entier a des projets pour vous, et pour votre planning. Ces projets ne sont pas les vôtres. Mais la nature a horreur du vide, et si vous n’avez pas d’objectifs qui émanent de vous, les objectifs viendront de l’extérieur. Est-ce que vous préférez être vous-même la source qui remplit votre vie, de l’intérieur, ou une cruche que le monde entier inonde sans lui demander son avis ?

Vu comme ça, c’est vite vu, non ?

(Ok, ok, j’admets que la formulation est limite sophiste et qu’elle frise la mauvaise foi sur la forme… mais au fond, qui voulez-vous voir décider de votre emploi du temps ?)

Pour définir vous-même vos objectifs, un truc simple : définir des objectifs.

(Eh oui, je sais, ça paraît si simple… mais en fait non.)

Un bon objectif c’est quoi ?

Un bon objectif, c’est un outil de tri et de prise de décision. Ça permet de décider de la priorité à accorder aux choses, aux tâches, aux activités, etc. Si vous n’avez pas d’objectif(s) clair(s), toutes les tâches se valent. Toutes les activités sont évaluées selon l’humeur du moment, la phase de la lune ou la pression sociale que vous subissez.

Un bon objectif :

  • est conforme à vos valeurs profondes (lien d’autopromo éhonté pointant vers un atelier live d’Aurélie pour découvrir sa valeur centrale), à ce qui vous fait réellement vibrer, et à votre éthique ;
  • est le fruit d’une réflexion stratégique ;
  • permet d’augmenter ses ressources (temps, argent, liberté, espace, outils, etc.) et/ou de diminuer ses contraintes (fatigue, assujettissements, dépendances, etc.).
  • est ajustable ou modifiable à volonté, après l’avoir testé, et après analyse ;
  • est mesurable ou, a minima, observable ;
  • est réalisable (sinon c’est une utopie, ce qui peut aussi être utile, mais différemment) ;
  • peut être séquencé en sous-objectifs ou en tâches réalisables (et motivantes, si possible).

Vous ne pouvez pas tout faire

Normalement on comprend ça autour de deux ans et demi, mais au cas où je vous le redis : vous ne pouvez pas tout faire. Parce que plein de gens gèrent leur planning comme s’ils pouvaient tout faire. Etre un super parent, manger bio, faire des gâteaux, suivre des formations, bosser, ah et accessoirement satisfaire son conjoint, gérer le chien et l’administratif… sans oublier de méditer et de faire du yoga histoire de se déstresser un peu hein.

Vivre c’est choisir, et choisir, de fait, c’est renoncer. Si vous voulez vous détendre, vous allez probablement devoir apprendre à renoncer. Et donc à décevoir les idéaux des gens, et les vôtres.

En étant réaliste.

Et donc vous allez choisir de garder quoi ?

Les critères pour trier son simples. En gros, trois concepts à intégrer, et vous allez piger comment faire tout de suite :

  • « important » : ce qui permet d’avancer le plus vers ses objectifs ; synonyme : stratégique ;
  • deadline : le moment après lequel la non-réalisation d’une tâche rend plus difficile ou impossible l’atteinte d’un objectif :
  • urgent : tâche importante pour laquelle il nous reste peu de temps avant la deadline (et donc oui, ça dépend de combien de temps il faut pour réaliser cette tâche, normal).

Point important : si une tâche n’est pas utile, directement ou indirectement, pour atteindre vos objectifs, elle ne peut être ni importante, ni urgente.

Donc en gros, il existe (matrice d’Eisenhower) quatre type de tâches :

  • importante et deadline courte : je me mets au boulot ;
  • importante, mais deadline « cool » : je planifie ;
  • pas vraiment importante, mais urgente : je délègue (sisi, vous pouvez déléguer plein de trucs, en réfléchissant un peu, surtout si vous avez un peu de sous pour ça, sinon ça peut devenir un objectif stratégique) ;
  • pas importante et pas urgente : fuck it !!!

Deuxième note importante : sauf urgence extraordinaire, la priorité absolue, avant de foncer tête baissée dans les tâches à faire : le tri et la planification. Ça permet d’éviter de trop souvent gérer dans l’urgence, avec le stress, la fatigue, et les résultats médiocres que ça implique.

Vous ne pouvez pas non plus « ne rien faire »

J’ai longtemps, longtemps été un professionnel de la procrastination. Mais genre vraiment. Et puis j’ai compris un truc : la procrastination est un non-choix qui répond presque toujours à un besoin qu’on n’a pas clairement identifié.

En clair, votre système vous oriente malgré vous vers des choses qui répondent à des besoins que vous n’avez pas vus. Si vous les voyez en face, ces besoins, au lieu de vous flageller, en général vous pouvez y subvenir de manière beaucoup plus efficiente. Et ne plus avoir envie de procrastiner.

Sisi.

Des exemples ?

  • Vous remettez à demain les choses que vous ne pouvez pas faire vraiment parfaitement ? Est-ce que, quelque part, vous n’auriez pas peur du jugement des autres ? Et de fait besoin de pouvoir exprimer plus librement qui vous êtes ? De faire les choses à votre manière ?
  • Vous passez plein de temps sur les réseaux sociaux ? Peut-être que vous manquez un peu de lien humain sincère, de contact bienveillant avec des gens que vous aimez et qui vous aiment ?
  • Vous avez une flemme chronique de tout ? Et si, concrètement, vous aviez besoin de repos ? Mais de vrai repos ? Ou encore d’activité physique sans prise de tête pour stimuler un peu votre métabolisme ?

Ce sont des pistes à explorer, hein. Pas des certitudes. Mais typiquement je me rends compte que les tâches que je remets sans arrêt à plus tard sont celles qui m’éloignent de certains besoins que je n’ai pas vus en face. Ou qui me confrontent à des peurs, évidemment. Mais ça revient souvent un peu au même.

Bref, tout ça pour dire que, dans vos objectifs, il devrait aussi y avoir un truc du genre « faire de la place à mes besoins humains de base ». Repos, contact humain, joie profonde, et autres. Parce que, concrètement, de bien nourrir tous ces besoins est réellement stratégique (ça vous évitera de procrastiner), et que ça vous donnera de l’énergie pour faire tout le reste.

Troisième note importante : le repos et les activités nourrissantes ne sont pas un droit. Elles sont un devoir. C’est une tâche indispensable. Si vous ne les planifiez pas, elles n’existeront pas.

Laissez du vide. Entre 10 et 20% de rien, voire plus selon votre contexte à vous et la quantité de bordel présent chez les gens avec qui vous devez coopérer (et combien d’enfants vous avez – lol). Parce qu’il y a toujours des imprévus. Exemple, cet après-midi, j’ai reçu un coup de fil de l’école pour me dire que mon fils était malade. Forcément, ça vient caser deux heures imprévues dans mon planning, voire plus : aller le chercher, prendre RV chez le médecin, y aller, passer à la pharmacie, le dorloter un peu et lui trouver une activité, pour pouvoir continuer à écrire mon article ensuite… ça prend vite du temps !). Le fait qu’il y ait du vide dans mon planning me permet d’absorber ça sans gratter sur mon temps de sommeil ou mes autres engagements. Et attention, il y a un gros piège : ce vide, ça n’est pas là qu’on va caser son temps de repos potentiel ! Sinon notre temps de repos devient la chose la moins prioritaire de tout notre système… et forcément ce repos indispensable nous passe souvent sous le nez. Ce vide, vous pourrez y fourrer plein de petits trucs imprévus, mais aussi simplement du temps de réflexion, un peu plus de repos, ou juste du rien. Dans ce rien, un peu ennuyeux, si vous le laissez exister, émergera plein de choses inattendues.

Si vous voyez qu’il y a trop de vide (quand on s’organise vraiment bien, c’est souvent le cas !), plutôt que de laisser l’angoisse existentielle monter ou de le laisser se remplir avec des « non-choix », planifiez des trucs qui ont du sens pour vous, qui vous font plaisir, qui vous nourrissent, etc. Ce surplus de vide, par exemple, peut être consacré à rendre service à vos proches, à faire du bénévolat, à des cours de cornemuse ou à ces leçons de Russe. Bref, vous avez le choix, pour une fois… autant en faire quelque chose de cool, non ?

Deux-trois autres principes

Bon en vrai y’en a cinq. Mais deux-trois ça sonne bien, et c’est moins décourageant pour ceux qui lisent 🙂

Apprenez à dire non. Ou à dire « je peux, à telle date et à telle heure ». Autrement dit, ne faites pas systématiquement des services qu’on vous demande votre priorité absolue. Les autres ne sont pas plus importants que vous. Pas moins non plus. Mais chacun est responsable de son merdier, par contre.

Refusez toute réunion ou tout coup de téléphone qui n’a pas un objectif clairement énoncé. Et triez ce genre de plage horaire avec les mêmes critères que tout le reste. La soumission à la pression sociale ou l’envie de faire plaisir à quelqu’un peuvent être des objectifs fort louables, mais sont-ils réellement prioritaires ? Si oui, foncez. Sinon, planifiez, ou demandez à ce qu’on clarifie le pourquoi et le comment.

Oubliez le multi-tâche. En réalité, personne n’est multi-tâche. Même pas les femmes, non. Certaines personnes changent de tâche plus vite que d’autres, et peuvent suivre (pas très bien) plusieurs trucs en même temps dans leur mémoire de travail. Mais cette capacité fluctue en fonction du degré de saturation et du manque de sommeil, déjà. Et on met moins de temps total à faire chaque chose (et mieux, en plus) si on s’y consacre pleinement. Parce que oui, à chaque fois qu’on change de tâche, on perd du temps et de l’énergie. Vraiment. Planifiez de manière à pouvoir faire un truc après l’autre sereinement. Et ne bossez pas avec des gens dans les pattes. Vaut mieux être disponible vraiment pour eux, puis ensuite être vraiment au boulot. L’entre-deux c’est le merdier assuré.

Planifiez la veille pour le lendemain (et/ou pour la semaine, le mois, l’année…). Avant de vous coucher, faites un point sur la journée. Ensuite reprenez vos priorités du moment, et planifiez les tâches du lendemain. Votre cerveau commencera à bosser dessus pendant la nuit. Et aussi, vous dormirez mieux, parce que vous saurez qu’il n’y a pas d’urgences assez urgentes pour rester éveillé toute la nuit, ni de doutes à avoir sur les priorités ou les oublis. Bref, de bien planifier apaise énormément. Juste pour ça, ça vaut la peine.

Faites le point sur vos objectifs régulièrement. Prenez un temps court chaque jour pour voir où vous en êtes, si vos objectifs vous font toujours vibrer, et si ça avance ou pas. Et, de temps en temps, sondez un peu votre âme pour savoir si vous naviguez globalement encore d’une manière qui vous convient.

Faites tourner ! 🙂
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